Ένα έργο σπάνια αποτυγχάνει από ένα και μόνο λάθος. Συνήθως αποτυγχάνει γιατί κανείς δεν σταμάτησε εγκαίρως μια αλυσίδα κακών αποφάσεων, σιωπηρών υποχωρήσεων και λανθασμένων νοοτροπιών. Στο κέντρο αυτής της διαδικασίας βρίσκεται ο Διευθυντής Έργου, ανάμεσα στον πελάτη, τη διοίκηση και την ομάδα. Εκεί ακριβώς κρίνεται αν το έργο θα οδηγηθεί σε αποτέλεσμα ή σε φθορά.
Ο βασικότερος λόγος αποτυχίας είναι ο κακός σχεδιασμός. Μη ρεαλιστικοί στόχοι, αυθαίρετα χρονοδιαγράμματα και ευχές που βαφτίζονται πλάνο δημιουργούν από την αρχή μια ψευδή αίσθηση προόδου. Όταν το εύρος του έργου δεν είναι σαφές και ο πελάτης ζητά συνεχώς «μικρές» αλλαγές χωρίς αντίστοιχη αναπροσαρμογή χρόνου ή κόστους, το έργο διολισθαίνει σε μια ατελείωτη διαδικασία. Η απουσία ανάλυσης εργασιών σημαίνει ότι ξεκινάμε χωρίς να γνωρίζουμε πλήρως τι πρέπει να γίνει, με αποτέλεσμα τα προβλήματα να εμφανίζονται αργότερα, όταν η διόρθωση κοστίζει περισσότερο.
Η κακή επικοινωνία λειτουργεί ως επιταχυντής της αποτυχίας. Όταν οι ενδιαφερόμενοι δεν ενημερώνονται έγκαιρα για την πρόοδο ή τα εμπόδια, η δυσπιστία μεγαλώνει. Στο εσωτερικό της ομάδας, η έλλειψη σαφών ρόλων και ευθυνών οδηγεί σε συγκρούσεις, παρανοήσεις και αλληλοκατηγορίες. Παράλληλα, ασαφείς απαιτήσεις, διατυπωμένες με γενικόλογες εκφράσεις, αφήνουν χώρο για διαφορετικές ερμηνείες και αναπόφευκτες απογοητεύσεις. Η επικοινωνία δεν είναι τυπική διαδικασία, είναι εργαλείο κατανόησης και ευθυγράμμισης.
Ένας ακόμη κρίσιμος παράγοντας είναι η λανθασμένη διαχείριση χρόνου και χρημάτων. Υποεκτιμήσεις βασισμένες σε «εμπειρικά» νούμερα αντί σε πραγματικούς υπολογισμούς, υπερφόρτωση της ομάδας με πολλά έργα ταυτόχρονα και πόροι που υπάρχουν θεωρητικά αλλά όχι πρακτικά, διαλύουν κάθε προγραμματισμό. Ο χρόνος και το χρήμα δεν είναι ελαστικά μεγέθη και κάθε απόπειρα να συμπιεστούν τεχνητά επιστρέφει ως κόστος ή καθυστέρηση.
Ιδιαίτερα καταστροφική είναι και η κακή διαχείριση κινδύνων. Η νοοτροπία «όλα θα πάνε καλά» δεν προστατεύει κανέναν. Όταν δεν έχουν αναγνωριστεί εκ των προτέρων τα πιθανά προβλήματα και δεν υπάρχει σχέδιο εφεδρείας, το πρώτο σοβαρό εμπόδιο προκαλεί πανικό και αδράνεια. Ο επαγγελματισμός στη διοίκηση έργου δεν φαίνεται όταν όλα κυλούν ομαλά, αλλά όταν κάτι πάει στραβά.
Καθοριστικό ρόλο παίζει και η ίδια η ηγεσία. Ένας Διευθυντής Έργου που λειτουργεί μόνο αντιδραστικά, που μικρο-διαχειρίζεται την ομάδα ή αποφεύγει να επιλύσει συγκρούσεις, υπονομεύει το έργο εκ των έσω. Η διοίκηση έργου δεν είναι απλή παρακολούθηση κατάστασης ούτε διαρκής έλεγχος. Είναι πρόβλεψη, λήψη αποφάσεων και ενδυνάμωση των ανθρώπων. Παράλληλα, υπάρχουν και αντικειμενικοί παράγοντες, όπως αλλαγές στην αγορά, στη νομοθεσία ή στις προτεραιότητες της εταιρείας, που απαιτούν ευελιξία και καθαρές επιλογές.
Οι ίδιοι οι Διευθυντές Έργου συχνά συμβάλλουν στην αποτυχία μέσα από επαναλαμβανόμενα λάθη. Πολλοί πιστεύουν ότι πρέπει να είναι υπερ-τεχνικοί, ξεχνώντας ότι ο ρόλος τους είναι κυρίως ηγετικός και επικοινωνιακός. Άλλοι δεν λένε ποτέ «όχι», αποδεχόμενοι κάθε νέα απαίτηση χωρίς να προστατεύουν χρόνο και προϋπολογισμό. Υπάρχουν εκείνοι που εκπλήσσονται από προβλήματα που θα έπρεπε να είχαν προβλέψει, που κρύβονται πίσω από email αντί για ουσιαστική επαφή, που μικρο-διαχειρίζονται και αγνοούν τον ανθρώπινο παράγοντα, αντιμετωπίζοντας την ομάδα ως απλούς πόρους.
Το ερώτημα όμως παραμένει: πότε ένα έργο θεωρείται πραγματικά επιτυχημένο; Το κλασικό τρίγωνο της επιτυχίας – εντός χρόνου, εντός προϋπολογισμού και σύμφωνα με τις απαιτήσεις – είναι απαραίτητο, αλλά δεν αρκεί. Η σύγχρονη αντίληψη προσθέτει την επιχειρησιακή αξία, την ικανοποίηση του πελάτη, την ποιότητα του αποτελέσματος και τη συνοχή της ομάδας. Ένα έργο μπορεί να παραδοθεί «σωστά» στα χαρτιά και να είναι αποτυχία στην πράξη, αν δεν δημιουργεί αξία, αν ο πελάτης είναι δυσαρεστημένος ή αν η ομάδα έχει εξαντληθεί και διαλυθεί.
Το πιο ειλικρινές κριτήριο επιτυχίας είναι μια απλή ερώτηση: αν χρειαζόταν να το ξανακάνουμε, θα το κάναμε με τον ίδιο τρόπο, με την ίδια ομάδα και για τον ίδιο πελάτη; Αν η απάντηση είναι ναι, τότε το έργο άξιζε. Αν είναι γεμάτη επιφυλάξεις, τότε απλώς ολοκληρώθηκε. Η πραγματική επιτυχία στη διοίκηση έργου δεν μετριέται μόνο με νούμερα και ημερολόγια, αλλά με αξία, σχέσεις και ανθρώπους. Ο καλός Διευθυντής Έργου φροντίζει και για τα τρία, γιατί γνωρίζει ότι μόνο έτσι ένα έργο αφήνει θετικό αποτύπωμα και μετά την παράδοσή του.
Βιβλιογραφία:
1) DeMarco, T. & Lister, T. (2016). Peopleware: Productive Projects
and Teams.
2) Brooks, F. (1975). The Mythical Man-Month: Essays on Software
Engineering.
3)
Kendrick, T. (2003).
Identifying and Managing Project Risk.
-Ο Παύλος Παπαδόπουλος γεννήθηκε το 1978 στη Δράμα, μεγάλωσε στις Σέρρες και έζησε στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη. Από το 1996 εργάζεται στο δημόσιο σε διάφορες διοικητικές θέσεις. Είναι απόφοιτος της Σχολής Αξιωματικών της Ελληνικής Αστυνομίας, της Σχολής Αστυφυλάκων της Αστυνομικής Ακαδημίας, της Σχολής Επιμόρφωσης και μετεκπαίδευσης ΕΛ.ΑΣ., και της Σχολής Ελληνικού Πολιτισμού, του Τμήματος Ανθρωπιστικών. Σπουδών του Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστημίου. Μιλάει Αγγλικά και Γερμανικά.
